Kata Pengantar

Pengembangan program studi baru merupakan salah satu instrumen strategis bagi perguruan tinggi untuk merespons kebutuhan keilmuan, kebutuhan pasar kerja, dan amanah kelembagaan yang terus berkembang. Bagi perguruan tinggi keagamaan seperti Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim Malang, yang memadukan tradisi keilmuan Islam dengan pengembangan sains, kesehatan, dan teknologi, pembukaan program studi baru bukan sekadar proses administratif. Langkah ini adalah bagian dari ikhtiar memperluas manfaat keilmuan bagi umat dan bangsa.

Proses pengusulan program studi baru melibatkan rangkaian tahapan yang saling bergantung. Dimulai dari studi kelayakan, dilanjutkan penyusunan dokumen akademik dan administratif, pengunggahan berkas ke sistem daring kementerian yang berwenang, hingga persiapan serta tindak lanjut visitasi atau evaluasi lapangan. Kegagalan pada satu tahap saja, misalnya data dosen yang tidak sinkron pada pangkalan data, dapat menunda proses selama berbulan-bulan atau bahkan menggugurkan satu periode pengusulan sekaligus.

Buku ini disusun sebagai acuan kerja yang ringkas dan dapat langsung dieksekusi oleh unit pengembang akademik, baik Lembaga Penjaminan Mutu, Bagian Akademik, maupun tim ad hoc pengusul program studi. Selain memuat prosedur bertahap, buku ini juga dilengkapi perangkat kerja (toolkit) berupa contoh format, tabel kerja, dan daftar periksa yang dapat langsung diadaptasi tanpa perlu disusun ulang dari awal.

Karena kebijakan perizinan kelembagaan pendidikan tinggi di Indonesia relatif sering diperbarui, terutama menyangkut mekanisme akreditasi dan tata kelola lembaga akreditasi, SOP ini disusun sebagai dokumen hidup yang perlu dibaca berdampingan dengan petunjuk teknis resmi terbaru pada setiap periode pengusulan. Semoga bermanfaat bagi kemajuan tata kelola akademik UIN Maulana Malik Ibrahim Malang dan perguruan tinggi keagamaan lain yang menghadapi kebutuhan serupa.

Bab I — Pendahuluan

1.1 Latar Belakang dan Ruang Lingkup

Standard Operating Procedure (SOP) ini mengatur tata cara operasional bagi unit pengembang akademik perguruan tinggi, dengan penekanan pada konteks perguruan tinggi keagamaan Islam negeri (PTKIN) seperti UIN Maulana Malik Ibrahim Malang, dalam memproses pengusulan izin pembukaan program studi baru. Cakupannya dimulai dari studi kelayakan internal sampai tindak lanjut atas hasil visitasi atau evaluasi lapangan oleh tim evaluator kementerian yang berwenang.

SOP ini berlaku untuk pengusulan program studi baru pada jenjang diploma, sarjana, magister, maupun doktor, baik untuk program studi dengan nomenklatur umum yang kewenangan pembinaannya berada pada Kementerian Pendidikan Tinggi, Sains, dan Teknologi (Kemendiktisaintek), maupun program studi dengan nomenklatur keagamaan Islam yang kewenangannya berada pada Kementerian Agama melalui Direktorat Jenderal Pendidikan Islam. Pembagian kewenangan ini dibahas lebih rinci pada Bab V karena berimplikasi langsung pada portal pengunggahan dokumen yang harus digunakan.

1.2 Istilah dan Singkatan Kunci

Agar tidak menimbulkan kerancuan, berikut batasan istilah yang dipakai konsisten di seluruh SOP ini. PTKI adalah singkatan umum untuk Perguruan Tinggi Keagamaan Islam, mencakup baik perguruan tinggi negeri maupun swasta. PTKIN secara khusus merujuk pada Perguruan Tinggi Keagamaan Islam Negeri, tempat UIN Maulana Malik Ibrahim Malang tergolong di dalamnya. Diktis adalah Direktorat Pendidikan Tinggi Keagamaan Islam di bawah Ditjen Pendidikan Islam, Kementerian Agama, yang membina seluruh PTKI termasuk PTKIN. SIAGA adalah Sistem Informasi Kelembagaan yang dikelola Ditjen Pendidikan Tinggi, Kemendiktisaintek, untuk memproses usulan program studi dengan nomenklatur umum. LLDIKTI adalah Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi yang memfasilitasi PTS secara teknis di tiap wilayah. IAPS merujuk pada Instrumen Akreditasi Program Studi yang diterbitkan BAN-PT.

1.3 Tujuan

• Memastikan setiap usulan program studi baru disusun berdasarkan studi kelayakan yang berbasis data, bukan asumsi sepihak.
• Menstandarkan alur verifikasi dokumen sebelum diunggah, sehingga risiko penolakan atau permintaan perbaikan berulang oleh kementerian dapat ditekan.
• Menjamin kesesuaian tata cara pengunggahan berkas dengan sistem daring resmi yang berlaku pada tahun berjalan, termasuk pemenuhan instrumen akreditasi minimum.
• Menyediakan panduan tindak lanjut pascavisitasi yang terstruktur, termasuk penyusunan berita acara dan pemenuhan rekomendasi evaluator.
• Menyediakan perangkat kerja siap pakai, berupa contoh format studi kelayakan, tabel kerja tindak lanjut, dan daftar periksa akhir.

1.4 Pihak yang Terlibat

Bab II — Dasar Hukum

SOP ini disusun dengan merujuk pada peraturan perundang-undangan berikut. Status keberlakuan telah diverifikasi per 29 Agustus 2026.

Bab III — SOP Tahap Studi Kelayakan

Studi kelayakan adalah fondasi seluruh usulan program studi baru. Tahap ini menjawab pertanyaan mendasar mengenai apakah program studi yang diusulkan benar-benar dibutuhkan, dapat diselenggarakan secara berkelanjutan, dan didukung sumber daya yang memadai.

3.1 Langkah Kerja

1. 1Fakultas atau unit pengusul mengidentifikasi kebutuhan keilmuan atau kebutuhan pasar kerja yang melatarbelakangi usulan, didukung data sekunder seperti tren pendaftar, kebutuhan tenaga kerja, dan kajian program studi sejenis di wilayah layanan.
2. 2Pimpinan fakultas menerbitkan surat tugas tim penyusun naskah akademik, dengan melibatkan sekurang-kurangnya calon dosen homebase, pakar bidang ilmu, dan perwakilan LPM.
3. 3Tim menyusun kajian kebutuhan (need assessment) berupa analisis permintaan pasar kerja atau keilmuan, analisis kekuatan-kelemahan-peluang-ancaman, serta proyeksi jumlah mahasiswa lima tahun ke depan berdasarkan data yang dapat dipertanggungjawabkan.
4. 4Tim memastikan ketersediaan sekurang-kurangnya lima orang calon dosen tetap dengan linearitas keilmuan sesuai program studi yang diusulkan, sekaligus memverifikasi kesesuaian data dosen pada Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PDDIKTI) dan Sistem Informasi Sumber Daya Terintegrasi (SISTER).
5. 5Tim menyusun proyeksi kebutuhan ruang kuliah, laboratorium, dan sarana penunjang lain, disertai rencana anggaran biaya penyelenggaraan program studi untuk empat tahun pertama.
6. 6Tim menyusun draf naskah akademik studi kelayakan dengan sistematika baku: pendahuluan, analisis kebutuhan, kurikulum ringkas, sumber daya, pendanaan, manajemen akademik, sistem penjaminan mutu, dan simpulan kelayakan.
7. 7LPM memberikan catatan mutu dan Senat Fakultas memberikan pertimbangan akademik sebelum naskah diteruskan kepada pimpinan perguruan tinggi.
8. 8Pimpinan perguruan tinggi menetapkan apakah usulan dilanjutkan ke tahap penyusunan dokumen resmi, ditunda, atau dihentikan, berdasarkan hasil studi kelayakan yang telah direviu.

3.2 Contoh Format Ringkas Studi Kelayakan

Bab IV — SOP Penyusunan dan Verifikasi Dokumen Usulan

Setelah studi kelayakan dinyatakan layak dilanjutkan, tahap berikutnya adalah menyusun dokumen resmi usulan sesuai borang atau instrumen yang dipersyaratkan, kemudian melakukan verifikasi berlapis sebelum diunggah.

4.1 Langkah Kerja

1. 1Tim menyusun kurikulum lengkap mengacu pada Kerangka Kualifikasi Nasional Indonesia, profil lulusan, capaian pembelajaran lulusan, struktur mata kuliah per semester, dan Rencana Pembelajaran Semester sekurang-kurangnya untuk mata kuliah inti.
2. 2Tim mengisi borang atau instrumen usulan sesuai format resmi yang berlaku pada periode pengusulan. Untuk program studi dengan nomenklatur umum, instrumen diisi pada Sistem Informasi Kelembagaan (SIAGA); untuk program studi dengan nomenklatur keagamaan Islam, digunakan borang layanan Diktis Kementerian Agama.
3. 3Tim menyiapkan kelengkapan syarat minimum Akreditasi program studi baru sebagaimana diatur Pasal 76 ayat (3) Permendiktisaintek Nomor 39 Tahun 2025, yang mencakup kriteria minimum mengenai kurikulum, rencana pembelajaran, dosen dan tenaga kependidikan, serta sarana dan prasarana. Pemenuhan syarat minimum ini menjadi dasar penetapan status terakreditasi pertama begitu izin penyelenggaraan program studi terbit.
4. 4Tim mengumpulkan dokumen legalitas badan penyelenggara atau perguruan tinggi, SK pendirian, statuta, rencana strategis, dan surat pernyataan kesediaan calon dosen homebase.
5. 5Bagian kepegawaian memastikan data calon dosen homebase sinkron dan konsisten antara PDDIKTI, SISTER, dan dokumen usulan, termasuk alamat domisili dan riwayat pendidikan, untuk menghindari temuan ketidaksesuaian pada tahap verifikasi kementerian.
6. 6LPM memeriksa kesesuaian dokumen dengan Standar Nasional Pendidikan Tinggi dan sistem penjaminan mutu internal, kemudian menerbitkan lembar catatan perbaikan apabila diperlukan.
7. 7Biro Akademik dan Kelembagaan memeriksa kelengkapan administratif serta kesesuaian format unggahan dengan ketentuan sistem yang berlaku pada periode berjalan.
8. 8Wakil Rektor atau Wakil Ketua Bidang Akademik memberikan persetujuan akhir dan menandatangani surat pengantar usulan resmi kepada kementerian yang berwenang.
9. 9Seluruh dokumen final diarsipkan dalam format digital dan fisik pada unit kelembagaan, sebagai bahan rujukan bila terjadi permintaan klarifikasi dari kementerian atau BAN-PT di kemudian hari.

Bab V — SOP Pengunggahan ke Sistem Daring Resmi

Sejak tahun 2025, layanan perizinan kelembagaan perguruan tinggi untuk program studi dengan nomenklatur umum dilakukan sepenuhnya secara daring melalui Sistem Informasi Kelembagaan (SIAGA), yang dikelola Direktorat Kelembagaan, Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, Kemendiktisaintek. Program studi dengan nomenklatur keagamaan Islam diunggah melalui layanan daring Direktorat Pendidikan Tinggi Keagamaan Islam di bawah Ditjen Pendidikan Islam, Kementerian Agama.

5.1 Dua Jalur Pengunggahan bagi PTKIN

5.2 Jadwal Periode Intake

Sejak tahun 2026, penerimaan usulan perizinan kelembagaan melalui SIAGA tidak lagi dibuka sepanjang tahun, melainkan dalam dua periode intake: Periode I pada 16 Februari sampai 31 Maret, dan Periode II pada 1 Juli sampai 30 September. Ketentuan ini berlaku baik untuk usulan baru maupun usulan perbaikan. Seluruh layanan perizinan kelembagaan tidak dipungut biaya. Untuk biaya Akreditasi guna memperoleh status terakreditasi pertama, Pasal 83A Permendiktisaintek Nomor 10 Tahun 2026 membedakan dua keadaan: apabila izin penyelenggaraan program studi diterbitkan oleh Menteri Pendidikan Tinggi, Sains, dan Teknologi, biaya tersebut ditanggung Kementerian; apabila izin penyelenggaraan diterbitkan oleh menteri lain, misalnya Menteri Agama untuk program studi keagamaan Islam pada PTKI, pembiayaannya dilaksanakan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan tersendiri di lingkungan kementerian yang menerbitkan izin tersebut. Unit pengusul PTKIN perlu mencermati pembedaan ini agar tidak keliru mengasumsikan biaya akreditasi otomatis ditanggung Kemendiktisaintek untuk seluruh jenis program studi. Untuk jalur Diktis Kementerian Agama, layanan kelembagaan dan pembukaan program studi PTKI juga tidak dipungut biaya, namun jadwal periode pendaftarannya ditetapkan dan diumumkan tersendiri oleh Diktis setiap tahun melalui laman resminya. Unit pengusul wajib memeriksa pengumuman periode berjalan sebelum menyiapkan berkas, karena jadwal ini tidak selalu sama antara satu tahun dengan tahun berikutnya.

5.3 Langkah Kerja Pengunggahan melalui SIAGA

1. 1Operator kelembagaan menghubungi LLDIKTI wilayah setempat untuk memastikan akun institusi aktif dan mengetahui periode intake yang sedang dibuka.
2. 2Operator memastikan pengunggahan dilakukan dalam salah satu periode intake resmi yang berlaku pada tahun berjalan.
3. 3Operator mengunggah naskah akademik, kurikulum, data dosen, instrumen pemenuhan syarat minimum akreditasi, dan dokumen pendukung lain sesuai kategori yang diminta sistem.
4. 4Operator melakukan pratinjau seluruh berkas yang telah diunggah, memastikan tidak ada berkas yang tertukar atau rusak, sebelum menekan tombol pengiriman final.
5. 5Operator memantau status usulan secara berkala pada dasbor SIAGA dan segera menindaklanjuti setiap permintaan perbaikan yang muncul dalam sistem.

5.4 Langkah Kerja Pengunggahan melalui Layanan Diktis Kemenag

1. 1Operator memastikan pengunggahan borang pembukaan program studi keagamaan dilakukan pada salah satu periode pendaftaran yang ditetapkan Diktis pada tahun berjalan.
2. 2Operator mengunggah Borang Pembukaan Program Studi beserta lampiran dokumen pendukung, dengan mengacu pada Peraturan Direktur Jenderal Pendidikan Islam Nomor Dj.I/212/2011 tentang Persyaratan dan Prosedur Pembukaan Program Studi pada Perguruan Tinggi Agama Islam dan petunjuk teknis terbaru yang berlaku pada tahun berjalan.
3. 3Operator memastikan nama program studi yang diusulkan sesuai daftar nomenklatur keagamaan Islam yang berlaku. Apabila nama belum tercantum, unit pengusul berkoordinasi dengan Diktis untuk proses pengajuan nomenklatur baru.

Bab VI — SOP Tindak Lanjut Hasil Visitasi

Visitasi atau evaluasi lapangan adalah tahap penilaian kesiapan riil perguruan tinggi, dilaksanakan oleh tim evaluator atau asesor yang ditugaskan kementerian yang berwenang, baik secara daring, luring, maupun hibrida. Tahap ini menilai kesesuaian antara dokumen yang diunggah dengan kondisi nyata di lapangan, mencakup kurikulum, sumber daya dosen, sarana-prasarana, dan bagi program studi bidang kesehatan, juga kesiapan rumah sakit atau fasilitas pelayanan kesehatan jejaring sebagai wahana pendidikan klinik.

6.1 Langkah Kerja Persiapan Visitasi

1. 1Bagian Kelembagaan menerima surat pemberitahuan jadwal visitasi dan segera meneruskannya kepada seluruh pihak terkait: fakultas pengusul, LPM, bagian sarana-prasarana, dan pimpinan perguruan tinggi.
2. 2Pimpinan perguruan tinggi menunjuk tim penyambut yang menguasai substansi dokumen usulan, agar mampu menjawab pertanyaan evaluator secara akurat dan konsisten dengan berkas yang telah diunggah.
3. 3Tim melakukan simulasi presentasi dan pemeriksaan kesiapan fisik ruang kelas, laboratorium, serta dokumen cetak pendukung, sekurang-kurangnya tiga hari sebelum jadwal visitasi.
4. 4Tim menyiapkan bukti pendukung berupa dokumen asli dan foto sarana-prasarana terkini. Apabila visitasi dilaksanakan secara daring, tim juga memastikan kestabilan jaringan dan kesiapan perangkat presentasi.

6.2 Langkah Kerja Tindak Lanjut Pascavisitasi

1. 1Perwakilan perguruan tinggi menandatangani Berita Acara Evaluasi Lapangan bersama tim evaluator pada akhir sesi visitasi, memastikan seluruh catatan telah dibacakan dan dipahami bersama.
2. 2Tim kelembagaan menyusun daftar rekomendasi atau catatan perbaikan dari evaluator dalam bentuk tabel kerja, lengkap dengan penanggung jawab dan tenggat waktu pemenuhan.
3. 3Unit-unit terkait, yaitu fakultas, bagian sarana-prasarana, dan kepegawaian, menindaklanjuti setiap rekomendasi sesuai tenggat dan melaporkan progresnya secara berkala kepada Bagian Kelembagaan.
4. 4Bagian Kelembagaan mengunggah atau mengirimkan dokumen bukti pemenuhan rekomendasi kepada kementerian sesuai mekanisme yang diarahkan pada surat hasil evaluasi.
5. 5Bagian Kelembagaan memantau proses hingga terbitnya surat keputusan izin penyelenggaraan program studi, kemudian mengarsipkan SK tersebut sebagai dasar pembukaan pendaftaran mahasiswa baru.

6.3 Tabel Kerja Tindak Lanjut Rekomendasi (Contoh Format)

Bab VII — Studi Kasus: Pengusulan Program Studi Bidang Kesehatan pada PTKIN

Sebagai ilustrasi penerapan, dapat dibayangkan sebuah PTKIN seperti UIN Maulana Malik Ibrahim Malang, yang telah memiliki Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan, hendak mengusulkan program studi baru di bidang kesehatan dengan nomenklatur umum, bukan nomenklatur keagamaan. Karena nomenklatur program studi tersebut berada pada kewenangan pembinaan Kemendiktisaintek, jalur pengusulan yang ditempuh adalah melalui SIAGA, bukan melalui layanan Diktis Kementerian Agama, meskipun perguruan tinggi penyelenggaranya berada di bawah pembinaan kelembagaan Kementerian Agama.

Tim pengembang akademik pada kasus semacam ini perlu memastikan tiga hal yang kerap luput dari perhatian PTKIN. Pertama, kesesuaian status kelembagaan PTKIN pada PDDIKTI dengan persyaratan administratif SIAGA, karena sebagian data kelembagaan PTKIN kadang tercatat berbeda pada dua sistem pangkalan data kementerian yang berlainan. Kedua, ketersediaan rumah sakit pendidikan atau fasilitas pelayanan kesehatan jejaring yang memenuhi standar, mengingat evaluator lapangan untuk program studi kesehatan secara khusus menilai kesiapan wahana pendidikan klinik. Ketiga, pemenuhan syarat minimum Akreditasi sejak tahap pengunggahan, bukan menunggu diminta pada tahap visitasi, karena pemenuhan syarat tersebut menjadi dasar penetapan status terakreditasi pertama begitu izin penyelenggaraan terbit. Karena izin program studi bidang kesehatan dengan nomenklatur umum pada kasus ini diterbitkan oleh Menteri Pendidikan Tinggi, Sains, dan Teknologi, biaya Akreditasi untuk memperoleh status terakreditasi pertama ditanggung Kementerian sesuai Pasal 83A Permendiktisaintek Nomor 10 Tahun 2026.

Dengan menerapkan SOP pada Bab III sampai Bab VI secara berurutan, mulai dari studi kelayakan yang memuat proyeksi kebutuhan tenaga kesehatan di wilayah layanan, verifikasi berlapis dokumen kurikulum berbasis kompetensi, pengunggahan melalui portal yang tepat sesuai nomenklatur, sampai tindak lanjut rekomendasi visitasi terkait wahana klinik, unit pengembang akademik dapat memperkecil risiko penundaan yang lazim dialami perguruan tinggi keagamaan saat mengusulkan program studi bidang kesehatan berdasarkan nomenklatur umum.

Bab VIII — Toolkit: Daftar Periksa Akhir Sebelum Pengunggahan

Bagian ini merangkum seluruh tahap SOP menjadi satu daftar periksa akhir yang dapat digunakan Bagian Kelembagaan sebagai verifikasi terakhir sebelum berkas diunggah ke SIAGA maupun layanan Diktis. Tandai setiap butir yang telah tuntas sebelum melanjutkan ke tahap pengunggahan.

Bab IX — Penutup dan Ringkasan

SOP Pengusulan Program Studi Baru ini menekankan empat tahap kritis yang harus dilalui secara berurutan dan terdokumentasi: studi kelayakan berbasis data, penyusunan serta verifikasi berlapis dokumen usulan, pengunggahan yang tepat sistem sesuai nomenklatur program studi, dan tindak lanjut visitasi yang responsif terhadap rekomendasi evaluator.

Bagi PTKIN seperti UIN Maulana Malik Ibrahim Malang, kecermatan membedakan jalur pengunggahan antara SIAGA untuk nomenklatur umum dan layanan Diktis Kementerian Agama untuk nomenklatur keagamaan Islam menjadi kunci agar proses pengusulan tidak salah alamat sejak awal. Unit pengembang akademik disarankan menjadikan SOP ini sebagai dokumen kerja yang dimutakhirkan setiap kali kementerian atau BAN-PT menerbitkan petunjuk teknis baru, mengingat mekanisme akreditasi program studi baru saat ini terus disempurnakan melalui perubahan seperti Permendiktisaintek Nomor 10 Tahun 2026.

Keberhasilan pembukaan program studi baru pada akhirnya tidak hanya ditentukan oleh kelengkapan administratif, melainkan oleh konsistensi antara apa yang tertulis dalam dokumen usulan dan apa yang benar-benar dapat dibuktikan di lapangan pada saat visitasi.

Daftar Pustaka